Privacyverklaring & cookies

Privacyverklaring

Je deelt best wat gegevens met ons. Bewust, bijvoorbeeld wanneer je een reisaanvraag doet of een reis bij ons boekt, maar ook onbewust, bijvoorbeeld via cookies wanneer je onze website bezoekt. Wij vinden het belangrijk dat je erop kunt vertrouwen dat we zorgvuldig met jouw gegevens omgaan.

In deze privacyverklaring leggen we daarom helder uit welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom we dat doen en hoe we ermee omgaan.

Als we het in deze privacyverklaring hebben over ‘we’, ‘wij’ of ‘ons’, bedoelen we De Reistoko BV. Wij zijn verantwoordelijk voor het verzamelen, gebruiken en beschermen van jouw persoonsgegevens.

De Reistoko is aangesloten bij United Travel, de franchiseorganisatie voor zelfstandige reisadviseurs. Boek je een reis, dan komt die boeking op naam van United Travel (ANVR 5471, SGR 3642) en verwerkt ook United Travel de gegevens die daarvoor nodig zijn, als reisorganisator. Hoe United Travel met je gegevens omgaat, staat in de privacyverklaring van United Travel.

We doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens. Bij het verwerken van jouw gegevens houden we ons aan de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Dit betekent dat wij in ieder geval:

• duidelijk aangeven welke persoonsgegevens we verwerken en met welk doel;
• niet meer persoonsgegevens verzamelen dan nodig is voor deze doeleinden;
• om toestemming vragen wanneer dat nodig is;
• passende technische en organisatorische maatregelen nemen om je persoonsgegevens te beschermen;
• jouw rechten met betrekking tot je persoonsgegevens respecteren.

Op welke grond verwerken we je gegevens?

De wet vraagt dat we voor elke verwerking een reden hebben. Bij ons zijn dat er vier:

• Om een overeenkomst uit te voeren, of daaraan vooraf. Vraag je een reisvoorstel aan of boek je een reis, dan hebben we je gegevens nodig om dat te kunnen doen.
• Met jouw toestemming. Voor de nieuwsbrief en voor marketingcookies vragen we eerst of het mag. Die toestemming kun je altijd weer intrekken.
• Omdat we er een gerechtvaardigd belang bij hebben. Bijvoorbeeld om je na je reis om een review te vragen, of om te zien hoe onze website gebruikt wordt. We wegen daarbij steeds af of dat jouw privacy niet onnodig raakt.
• Omdat de wet het verplicht. Zo moeten we boekings- en betaalgegevens zeven jaar bewaren voor de Belastingdienst.

Gegevens die we nodig hebben om je reis te kunnen regelen, zoals je naam zoals die in je paspoort staat, zijn verplicht: zonder die gegevens kunnen we de reis niet boeken. Alle andere gegevens geef je vrijwillig.

Wanneer verzamelen we persoonsgegevens?

We ontvangen persoonsgegevens wanneer:

• je je aanmeldt voor onze nieuwsbrief;
• je informatie of een reisvoorstel bij ons aanvraagt;
• je een reis bij ons boekt;
• je contact met ons opneemt via e-mail, telefoon of social media;
• je een review over ons of je reis achterlaat.

Je meldt je aan voor onze nieuwsbrief

Als je je inschrijft voor de nieuwsbrief van De Reistoko, ontvangen we je:

• naam;
• e-mailadres.

Deze gegevens geef je bijvoorbeeld door wanneer je het inschrijfformulier voor onze nieuwsbrief invult of deelneemt aan een online actie.

We gebruiken je e-mailadres om je onze nieuwsbrief te kunnen sturen. We willen daarbij natuurlijk ook weten hoe we je mogen aanspreken.

We proberen onze nieuwsbrieven relevant en interessant te houden. Ons nieuwsbriefsysteem kan daarom informatie opslaan over bijvoorbeeld het openen van een nieuwsbrief en het klikken op links. Zo kunnen we zien welke onderwerpen interessant zijn en onze nieuwsbrieven daarop aanpassen.

Je kunt je op ieder moment uitschrijven via de afmeldlink onderaan iedere nieuwsbrief. Je kunt ons ook rechtstreeks een bericht sturen als je geen nieuwsbrieven meer wilt ontvangen.

Je vraagt informatie of een reisvoorstel aan

Wanneer je bij ons informatie of een reisvoorstel aanvraagt, kunnen we de volgende gegevens vragen:

• naam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• informatie over je reiswensen en voorkeuren.

Deze gegevens kunnen we ontvangen via:

• een aanvraagformulier op onze website;
• telefonisch contact;
• e-mail;
• andere vormen van rechtstreeks contact met ons.

We gebruiken deze gegevens om contact met je op te nemen, je vragen te beantwoorden en een passend reisvoorstel voor je te kunnen maken.

We kunnen je gegevens ook bewaren in ons reserverings- of klantensysteem. Zo hebben we, wanneer je later opnieuw contact met ons opneemt, je eerdere reiswensen en contactgegevens bij de hand. Dat scheelt jou én ons onnodig heen-en-weer vragen.

Je boekt een reis

Als je een reis bij ons boekt, hebben we meer gegevens nodig om de reis goed voor je te kunnen organiseren. Afhankelijk van de reis kunnen dit onder andere zijn:

• volledige namen zoals vermeld in het paspoort;
• paspoortgegevens;
• adresgegevens;
• geboortedata;
• contactgegevens;
• gegevens van eventuele medereizigers;
• contactgegevens van een thuisblijver, bijvoorbeeld voor noodgevallen;
• andere gegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van jouw reis.

In sommige gevallen kan het nodig zijn om een kopie van een paspoort te ontvangen. Als dat nodig is, adviseren we je om de KopieID-app van de Rijksoverheid te gebruiken en onnodige gegevens af te schermen.

Je kunt deze gegevens met ons delen via een boekingsformulier, telefonisch of per e-mail.

Om jouw reis te kunnen uitvoeren, moeten we bepaalde gegevens delen met bijvoorbeeld luchtvaartmaatschappijen, accommodaties, activiteitenaanbieders, vervoerders en onze lokale partners. We delen daarbij alleen de gegevens die nodig zijn om de betreffende dienst voor jou te kunnen regelen.

Veel van onze reizen gaan naar landen buiten de Europese Unie, en de partijen die daar je hotel, chauffeur of excursie regelen zitten dus ook buiten de EU. Daar gelden niet altijd dezelfde privacyregels als hier. We geven je gegevens aan hen door omdat dat nodig is om de reis die je bij ons boekt uit te voeren, en we delen niet meer dan daarvoor nodig is.

Daarnaast werken we met bedrijven die ons helpen, zoals het systeem waarin we boekingen bijhouden, ons nieuwsbriefsysteem en de partij die onze website onderhoudt. Met deze bedrijven hebben wij of United Travel afspraken gemaakt over de beveiliging en het gebruik van je gegevens; zij mogen ze niet voor iets anders gebruiken.

We verkopen jouw persoonsgegevens nooit aan derden.

We bewaren je gegevens in ons reserverings- of klantensysteem, zodat we je reis goed kunnen organiseren en je ook bij een volgende reis van dienst kunnen zijn.

Social media

Je kunt ons natuurlijk ook vinden op social media. Bijvoorbeeld door onze pagina's te volgen, een bericht te sturen of op onze berichten te reageren.

Als je onze website bezoekt en toestemming hebt gegeven voor marketingcookies, kunnen bepaalde gegevens over je websitebezoek worden gebruikt voor gerichte advertenties op socialmediaplatforms. Daarbij kunnen advertenties van De Reistoko worden getoond aan mensen die bijvoorbeeld interesse hebben in bepaalde soorten reizen.

Wij krijgen daarbij niet automatisch toegang tot je persoonlijke socialmedia-account of alle persoonlijke gegevens die je op dat platform hebt staan. De manier waarop socialmediaplatforms met gegevens omgaan, valt daarnaast onder hun eigen privacybeleid.

Reviews

We vinden het natuurlijk ontzettend leuk als je na je reis laat weten hoe je het hebt gehad. Met reviews en feedback kunnen we bovendien onze dienstverlening en reizen blijven verbeteren.

Daarom kunnen we je na afloop van je reis een e-mail sturen met de vraag of je een review wilt achterlaten.

Wil je deze e-mails niet ontvangen? Laat het ons weten, dan zorgen we ervoor dat je hiervoor niet meer wordt benaderd.

Je feedback mag natuurlijk ook altijd rechtstreeks naar ons. Een mailtje of telefoontje vinden we minstens zo persoonlijk.

Hoelang bewaren we je gegevens?

We bewaren je persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor we ze hebben verzameld. Daarnaast kunnen wettelijke verplichtingen ervoor zorgen dat bepaalde gegevens langer moeten worden bewaard.

Concreet betekent dat:

• gegevens van een boeking bewaren we zeven jaar na afloop van de reis, omdat de Belastingdienst dat van ons vraagt;
• gegevens van een aanvraag die niet tot een boeking leidt, bewaren we maximaal twee jaar, zodat we je bij een nieuwe vraag niet alles opnieuw hoeven te vragen;
• je gegevens voor de nieuwsbrief bewaren we tot je je uitschrijft.

Wil je weten welke persoonsgegevens wij van jou hebben? Je kunt ons daar altijd naar vragen.

Jouw rechten

Je hebt onder de AVG verschillende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens. Zo kun je ons onder andere vragen om:

• inzage in de persoonsgegevens die we van je hebben;
• gegevens te corrigeren als deze niet kloppen;
• gegevens te verwijderen wanneer daar aanleiding toe is;
• het gebruik van je gegevens te beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde vormen van verwerking;
• je toestemming in te trekken wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd.

Je kunt hiervoor contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens. We reageren binnen een maand. Om zeker te weten dat we de juiste persoon voor ons hebben, kunnen we je vragen om je te identificeren.

Vind je dat we niet goed met je gegevens omgaan en komen we er samen niet uit? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

De Reistoko kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening of de wetgeving verandert. De meest actuele versie staat altijd op onze website.

Heb je vragen, opmerkingen of klachten over hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan? Onze virtuele deur staat altijd open.

Contactgegevens

De Reistoko BV
Herikerbergweg 292-342
1101 CT Amsterdam (geen bezoekadres)
Telefoon: 020 - 215 20 15
E-mail: info@dereistoko.nl

Cookiebeleid

Een cookie. Wat is dat?

Geen lange vingers, biscuits of gevulde koeken helaas. Een cookie is een klein tekstbestand dat tijdens je bezoek aan een website op je computer, tablet of telefoon kan worden opgeslagen.

Cookies worden door vrijwel alle websites gebruikt. Ze zorgen er bijvoorbeeld voor dat een website goed werkt, onthouden bepaalde voorkeuren of helpen ons begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken.

We gebruiken verschillende soorten cookies.

Functionele cookies

Functionele cookies zijn nodig om onze website goed te laten werken. Deze cookies kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt voor:

• het onthouden van informatie die je tijdens het invullen van een formulier hebt ingevoerd;
• het goed laten verlopen van formulieren en andere functies op de website;
• het onthouden van bepaalde voorkeuren;
• het optimaal weergeven van onze website op jouw apparaat en scherm.

Voor deze cookies is geen toestemming nodig wanneer ze strikt noodzakelijk zijn voor het functioneren van de website.

Analytische cookies

Met analytische cookies kunnen we inzicht krijgen in hoe bezoekers onze website gebruiken.

Zo kunnen we bijvoorbeeld zien:

• hoeveel bezoekers onze website heeft;
• welke pagina's veel worden bekeken;
• hoe lang bezoekers gemiddeld op onze website blijven;
• welke pagina's na elkaar worden bezocht;
• welke onderdelen van de website goed werken en waar we de website kunnen verbeteren.

Met deze informatie kunnen we onze website steeds gebruiksvriendelijker en relevanter maken. Analytische cookies plaatsen we alleen als ze zo zijn ingesteld dat ze weinig over jou als persoon zeggen, bijvoorbeeld met een afgekort IP-adres en zonder gegevens te delen met de leverancier, of nadat je daar toestemming voor hebt gegeven.

Marketingcookies

Marketingcookies kunnen worden gebruikt om informatie over je websitebezoek te verzamelen en je op andere websites of platforms relevante advertenties te tonen.

Deze cookies kunnen bijvoorbeeld worden ingezet voor marketing via socialmediaplatforms.

We plaatsen marketingcookies alleen wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven via onze cookie-instellingen.

Cookies in- of uitschakelen

Je kunt cookies in- en uitschakelen of verwijderen via de instellingen van je browser. Houd er rekening mee dat het uitschakelen van bepaalde cookies invloed kan hebben op de werking van websites.

Meer informatie over het beheren en verwijderen van cookies vind je in de helpfunctie of instellingen van jouw browser.

Laatst bijgewerkt: september 2026